Vanaf het jaar 2023 moet de praktijk elk jaar voor 1 juni een jaarverantwoording publiceren op een website van de overheid. De inhoud van deze jaarverantwoording verschilt voor kleine, middelgrote en grote praktijken. Wat je precies moet doen is afhankelijk van je juridische entiteit (denk aan eenmanszaak, vof, rechtspersoon), omzet en aantal zorgverleners. In de jaarverantwoording draait het vooral om de financiële gegevens. Hierbij moet je denken aan een jaarrekening conform Burgerlijk Wetboek (grotere praktijken), financiële ratio’s (eenmanszaken) en een vragenlijst voor VWS, Nza en CBS. Behalve de vragenlijst voor de NZa en het CBS wordt alles openbaar inzichtelijk. Het is dus relevant dat wij, YSEL BPO Services voor 1 mei 2023 uw administratie inzichtelijk hebben en dat wij de kengetallen tijdig kunnen overleggen. We kunnen dan tijdig voor 1 juni 2023 de gegevens aanleveren. YSEL BPO services zal samen met u zorgdragen dat wij aan deze verplichting kunnen gaan voldoen. Hierbij de beknopte samenvatting: Welke acties worden er verlangd?
- Vanaf 11 zorgverleners : vergunning aanvragen. (dit moet voor 1 januari 2024)
- Vanaf 26 zorgverleners: intern toezicht aanstellen
- Jaarverantwoording (voor alle zorgaanbieders)
Meldplicht voor praktijk en waarnemers Bestaande praktijken en waarnemers Hoewel de meldplicht formeel ook geldt voor bestaande praktijken, maten die vanuit een BV deel uitmaken van de maatschap en waarnemers, gaat de (actieve) meldplicht alleen gelden voor nieuwe zorgaanbieders. Bij de IGJ bekende, bestaande zorgaanbieders hoeven niets extra’s te doen en worden automatisch in het meldsysteem gezet. Actiepunt voor dit moment: Kijk vanaf 1 januari 2022 in het Landelijk register zorgaanbieders of u daarin staat. Als u in dit register staat, hoeft niet meer te doen. Als u nog niet in dit register staat, moet u dit voor 1 juli 2022 doen. Nieuwe praktijken en waarnemers Als een nieuwe praktijk, maat die vanuit een BV toetreedt tot de maatschap of waarnemer bent u verplicht uzelf voorafgaand aan de zorgverlening te melden via het portaal www.meldennieuwezorgaanbieders.nl. Wanneer u als waarnemer een praktijk overneemt, wordt dit als groei gezien. U heeft dan al aan de meldplicht voldaan. Wel adviseren wij na overname te controleren of de gegevens in het Landelijk Register Zorgaanbieders kloppen. Gepensioneerde medicus die nog incidenteel werken, vallen onder de meldplicht van de Wtza Als een gepensioneerde medicus nog incidenteel werkt of als SCEN arts optreedt, valt deze volgens de letter van wet onder de meldplicht van de Wtza. Omdat een gepensioneerde medicus slechts incidenteel werkzaam is, beschikt deze niet altijd over een KvK-nummer. In dat geval kan de betreffende medicus contact opnemen met het klantcontactcentrum van het CIBG om zich te melden. VWS wil aan het einde van het eerste jaar met de Invoeringstoets bezien of het nodig is om specifieke groepen uit te zonderen van de meldplicht, waarbij ook onderhavige groep zal worden bezien Wat is het doel van de meldplicht? De meldplicht heeft twee doelen. Enerzijds verzamelt de IGJ in een vroeg stadium al veel informatie over nieuwe praktijken en waarnemers, zodat zij meer informatie heeft voor haar risico gestuurde toezicht. Vervolgens beoordeelt de IGJ of en welke praktijk zij zal inspecteren. Anderzijds bent u zich als medicus op tijd bewust van de geldende kwaliteitseisen waaraan u moet voldoen. Toelatingsvergunning Alléén praktijken met méér dan 10 zorgverleners zijn verplicht een toelatingsvergunning aan te vragen. Met de komst van de Wtza verandert de procedure voor het aanvragen van deze vergunning, zoals u die wellicht kent uit de huidige WTZi-procedure. Deze vergunning legt evenwel meer nadruk op de kwaliteit van zorg en kent geen automatisch toegelaten instellingen meer. Daarbij zijn er meer weigerings- en intrekkingsgronden aan de vergunning verbonden. Wanneer hoeft u géén toelatingsvergunning aan te vragen? Als er vanuit uw praktijk door 10 of minder zorgverleners zorg wordt verleend. Wanneer moet u wél een toelatingsvergunning aanvragen? Als uw praktijk in het verleden automatisch was toegelaten, moet u alsnog een toelatingsvergunning aanvragen als u met meer dan 10 zorgverleners vanuit de praktijk werkzaam bent. Dat moet binnen twee jaar na inwerkingtreding van de Wtza (1 januari 2024). Als uw praktijk na inwerkingtreding van de Wtza de grens van 10 zorgverleners passeert, moet u alsnog een vergunning aanvragen. Dat moet dan binnen 6 maanden nadat de grens van 10 zorgverleners is gepasseerd. Als u als waarnemer een solopraktijk overneemt, wordt dit als groei van de onderneming gezien (mits het KvK-nummer ongewijzigd blijft). Alleen als er vanuit de praktijk samen met u meer dan 10 zorgverleners werkzaam zijn, moet binnen 6 maanden een vergunning aanvragen. Als u toetreedt tot een maatschap, verandert er voor de maatschap niets. De Wtza verplichtingen die voor de toetreding op de maatschap lagen, blijven onveranderd mits het KvK-nummer ongewijzigd blijft. Waar wordt uw praktijk op getoetst? De CIBG toetst uw vergunningsaanvraag op de volgende elementen:
- De eis van een dusdanige organisatie dat dit leidt tot het verlenen van goede zorg: denk daarbij aan voldoende kwalitatief als kwantitatief toegerust personeel en materieel, een goede toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden alsmede afstemmings- en verantwoordingsplichten, en voor zover nodig voldoende bouwkundige voorzieningen (artikel 3 Wkkgz).
- De eis van een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van zorg (artikel 7 Wkkgz).
- De eis van een interne procedure, waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe wordt omgegaan met signalen van incidenten (artikel 9 Wkkgz).
- De eis van een onafhankelijk intern toezichthouder (artikel 3 Wtza, indien die eis op de instelling van toepassing is).
- De eis van een regeling financiële bedrijfsvoering (artikel 40a, eerste lid, Wmg).
- De eis van financieel gescheiden administratie van zorgactiviteiten van andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten (artikel 40a, tweede lid, Wmg).
- De eis van een ordelijke en controleerbare financiële administratie (artikel 40a, vierde lid, Wmg).
- De eis van rechtmatig declareren (artikel 35, eerste , tweede, zesde en zevende lid, Wmg).
- De eis van een cliëntenraad (artikel 2, eerste lid Wmcz 2018, indien die eis op de instelling van toepassing is).
De toelatingsvergunning kunt u vanaf 1 januari 2022 aanvragen via www.toetredingzorgaanbieders.nl. Vanaf het moment dat de aanvraag compleet bij het CIBG binnen is, geldt in beginsel een maximum behandeltermijn van 8 weken voor het nemen van een beslissing op de aanvraag. De behandeltermijn van 8 weken mag echter, na het informeren van de zorgaanbieder daarover, worden verlengd. Bestuursstructuur Alle praktijken moet volgens de Wtza een transparante bestuursstructuur hebben. Wanneer er meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn in uw praktijk bent u ook verplicht om een interne onafhankelijke toezichthouder aan te stellen. Hierbij kan u denken aan een raad van toezicht of raad van commissarissen. Daarbij hebt u als dagelijkse leiding van de praktijk een aantal plichten:
- U moet ervoor zorgen dat de toezichthouder zijn taak zo goed mogelijk kan uitvoeren.
- U moet de daarbij noodzakelijke gegevens (tijdig en op schrift) aanleveren.
- U moet de toezichthouder minstens jaarlijks schriftelijk informeren over belangrijke ontwikkelingen en het strategisch beleid.
Deze interne toezichthouder moet bestaan uit tenminste 3 natuurlijke personen. Om de onafhankelijk te waarborgen vraagt de wet het volgende:
- een lid van de toezichthouder mag geen andere financiële vergoeding van de instelling ontvangen dan een passende vergoeding
- een lid van de toezichthouder (of diens echtgenoot/levensgezel, pleegkind, bloed-of aanverwant tot in de tweede graad):
- de voorgaande drie jaar geen lid van de leiding óf werknemer van de instelling zijn geweest
- mag geen aandelen in de instelling hebben
- mag geen lid zijn van de interne toezichthouder van een rechtspersoon die aandelen in de instelling heeft
- mag geen lid zijn van een andere instelling die binnen het verzorgingsgebied van de instelling geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden verricht (tenzij die rechtspersoon of andere instelling een dochtermaatschappij van de instelling is)
- het is dus wél toegestaan dat een persoon lid is van de interne toezichthouder van verschillende instellingen binnen een groep dan wel bij de moeder- en dochtermaatschappij
Bovenstaande moet u allemaal vastleggen in uw statuten of reglementen. Meer achtergrondinformatie is te vinden in de Governancecode Zorg 2017. Wanneer moet u dit geregeld hebben?
- Bestaande praktijken moeten dit binnen twee jaar geregeld hebben, dus vóór januari 2024. Of zoveel eerder dan als de verplichte toelatingsvergunning wordt aangevraagd.
- Praktijken die na 1 januari 2022 starten, moeten dit geregeld hebben voor het aanvragen van de toelatingsvergunning. Met andere woorden voordat de praktijk start met zorg verlenen.
Jaarverantwoording Op grond van een nieuw artikel in de Wet marktordening gezondheidszorg (artikel 40b Wmg) moeten álle zorgaanbieders, dus ook alle praktijken, zich jaarlijks verantwoorden door middel van een openbare jaarverantwoording.
- De overheid wil dat iedere zorgaanbieder die (deels) met collectieve middelen wordt bekostigd, aanspreekbaar is op de professionaliteit en de integriteit van zijn bedrijfsvoering.
- De verplichting om daarover openbaar verantwoording af te leggen, zorgt ervoor dat iedereen er kennis van kan nemen. En dat de zorgaanbieder aangesproken kan worden op de continuïteit van de zorgverlening, integriteit en professionaliteit van zijn bedrijfsvoering.
- De NZa houdt toezicht op deze verplichting.
Wanneer en hoe Het is de bedoeling dat praktijken voor 1 juni 2023 verantwoording gaan afleggen over het verslagjaar 2022 (voor 1 juni 2023). Voor de inhoud van de jaarverantwoording over het verslagjaar 2022 zijn bij ministeriële regeling regels gesteld en modellen verplicht gesteld. Zorgaanbieders moeten naast financiële gegevens ook een vragenlijst over de bedrijfsvoering invullen. Tezamen vormen zij de jaarverantwoording. Op www.jaarverantwoordingzorg.nl kunt u meer informatie vinden over deze verplichting Stand van zaken Wij zijn nog steeds samen met de Eerstelijnscoalitie in gesprek met het ministerie van VWS en de NZa over de Wtza. Helaas lopen deze gesprekken bijzonder stroef en lijken VWS en de NZa ondertussen desondanks de invoering door te zetten. Het duurt nog een tijd voor dit daadwerkelijk extra lasten gaat opleveren (pas begin 2023). Nu er een nieuw kabinet is, stellen we opnieuw de stapeling van administratieve lasten aan de orde. Eenmanszaken Duidelijk is wel dat financiële verantwoording voor eenmanszaken wordt beperkt tot een aantal financiële ratio, om de privacy van de praktijkhouder te beschermen. En dat de verplichte accountantsverplichting voor alle praktijken van de baan is. Daarnaast is bekend dat de financiële verantwoording vergezeld zal worden van een schriftelijke vragenlijst met basisindicatoren, om inzicht te geven in de bedrijfsvoering. Welke zorgverleners vallen onder de aantallen: Bij het tellen van het aantal zorgverleners is het volgende van belang:
- alleen zorgverleners tellen mee (praktijkmanagers, administratief
medewerkers en schoonmakers, etc. niet). BIG-registratie doet niet ter zake;
- de juridische grondslag (werkzaam als werknemer, zzp’er,
pot-overeenkomst, werkzaam op grond van een aansluitovereenkomst) is niet van belang. Gekeken wordt welke zorgverleners feitelijk vanuit de zorgaanbieder (praktijk niet hoed) zorg verleent;
- zorgverleners die formeel werkzaam zijn bij een onderaannemer,
moeten worden meegeteld bij de hoofdaannemer;
- personen die slechts zeer incidenteel zorg verlenen, zoals vrijwilligers
en stagiairs, tellen niet mee. (Wanneer structureel stageplaatsen worden aangeboden moet dit echter wel worden meegenomen in de telling);
- Aios tellen wel mee, omdat zij arts zijn en beroepsmatig zorg verlenen waarvoor ze betaald krijgen.
- Samenvattend: Medewerkers op de loonlijst tellen mee, voor zover zij Wlz- en/of Zvw-zorg leveren. Hetzelfde geldt voor ingehuurde zzp’ers. Als uw praktijkondersteuner Wlz- en/of Zvw zorg levert, telt deze ook mee. Jeugdzorg is expliciet uitgezonderd van de Wtza [Bron LHV] Ysel BPO Services BV staat u natuurlijk bij in dit traject.