Ysel – onze dienstverlening als uw administratie partner

Ysel BPO: uw interim controller in finance gevestigd in Zwolle

Ysel is een administratiekantoor in Zwolle. Wij hebben diverse specialisaties. Een ervan is een specialisatie in het digitaliseren van de financiële kolom van bedrijven. Daarover gaat deze bijdrage.

Specialisme: inrichten digitale software/ controlling op afstand

Kennis van inrichten van financiële software en hoe deze voor uw bedrijf deze meeste output oplevert, is daarbij de kern van de dienstverlening. Advisering dus. Waar ligt onze meerwaarde? Die ligt bij de combinatie van kennis van de financiële kolom en hoe hier maximale output uit te krijgen, dit gecombineerd met kennis en mogelijkheden van de diverse software tools op dit vlak.

Voor sommige lezers is dit mogelijk een abstract terrein. Het is voor klanten soms ook duidelijk om aan te geven waar onze meerwaarde ligt, als wij juist omschrijven wie wij niet zijn c.q. wat we niet doen:

Wij zijn géén verkopers van software. Wij leveren wel advies over de maximale output van de financiële software voor uw organisatie door ervaring als financials. Software leveranciers missen vaak de inhoudelijke kennis van de financiële kolom om te begrijpen waar de maximale output wordt geleverd. Als financials, snappen wij welke informatie voor u van belang is, en welke niet. Wij worden ook niet betaald door softwareleveranciers als wij u daar aanbrengen.

Wij zijn géén accountants. De meeste accountants missen juist weer kennis van de mogelijkheden van financiële software, om te begrijpen waar de maximale output voor uw onderneming zit. Wij bezitten meer kennis van IT toepassingen dan de meeste accountants en kunnen softwarepakketten ook voor u vergelijken.

Ziehier: de Ysel interim controller is geboren! Wij bieden dus financieel specialisten, met ervaring binnen tal van verschillende bedrijven en bedrijfsprocessen (van consultants tot vastgoedbedrijven en van productiebedrijven tot zorginstellingen), echter, op dusdanige wijze dat er diepgaande kennis is van de financiële software.

Waar staat de term BPO (business proces outsourcing) eigenlijk voor?

Bovenstaande paragraaf is ook de reden dat Business Proces Outsourcing is toegevoegd aan de naam van ons bedrijf. Business Process Outsourcing is het in zijn geheel uitbesteden van een (meestal IT-intensief) proces aan derden. Het grote verschil met het ‘standaard’ outsourcen is dat BPO zich richt op het outsourcen van het hele proces en dat de processen meestal gekenmerkt worden door een hoge IT-intensiviteit. BPO is vaak voor MKB-ondernemingen ideaal. Zij zijn vaak te klein voor een eigen hoog opgeleide controller met dito salariseisen. Omgekeerd zijn zij vaak te groot, en hun financiële IT gerelateerde vragen te ingewikkeld, om goed geholpen te worden door een MKB-accountant. Tenslotte kost het MKB-ondernemingen vaak simpelweg teveel tijd om zelf dit hele traject te begrijpen en implementeren.

Wat houdt de interim controller via Ysel in?

Veelal begint het proces door een acute vraag bij een client. Client wil een deel van haar financiële kolom automatiseren. Immers, de business software is weer verder ontwikkeld en kan weer meer. Het is zonde om niet aan te haken. Echter, het is zonde om daar full time iemand voor aan te nemen. En bovendien zal na de piek aan urenbesteding (de omzetting en/ of implementatie) is er doorlopend minder vraag. Sterker: dat is juist het hele idee van de nieuwe tool! Op deze wijze zien wij bijna dagelijkse vacatures geplaatst door veelal MKB-ondernemingen. Zij zoeken tijdelijk controllers ‘met affiniteit met ICT’ of vergelijkbare vacature teksten met een parttime urenindicatie. Deze bedrijven kunnen wij als Ysel BPO echt adviseren! Kortom: kom eens praten met Ysel. De kans is (zeer) groot dat wij uw organisatie verder helpen binnen het beschikbare budget en dat de kosten bovendien lager blijven dan als u zelf interimmers aan de slag gaat.

Na een implementatietraject is het vaak zo dat de controller veel minder of niet meer nodig is. Hoogstens op afroep incidenteel. De werkzaamheden kunnen verder uitgevoerd (op afstand) door andere personen in uw organisatie.

Die andere werkzaamheden verrichten wij bij Ysel BPO trouwens ook. Dit betreft meer de day to day financiële administratie zoals het bijhouden van factuurstromen (inkomend en uitgaand) en het verwerken hiervan voor bijvoorbeeld de periodieke btw-aangiftes en de loonbelastingaangiftes.

Wat kan Ysel voor uw organisatie betekenen?

Ysel is primair gericht op het inrichten van uw financiële kolom of een efficiënte wijze voor haar klanten. Graag vullen wij die dienstverlening aan via het (op afstand) voeren van uw financiële administraties.

Inrichten van uw financiële kolom

Het inrichten van uw organisatie is zo, dat de financiële software echt dienstbaar is aan uw onderneming. U krijgt de financiële informatie die u nodig heeft en wat voor uw onderneming toegevoegde waarde oplevert. Géén eindeloos ICT-pakket wat nodeloos veel functies heeft die uw bedrijf en uw medewerkers toch niet begrijpen laat staan nodig hebben. In de praktijk heeft een berg aan “vaak onnodige” functies ook stagnatie bij medewerkers en bedrijfsvoering tot gevolg.

Administratie voeren

Is dat traject afgerond, dan kunnen onze administrateurs en boekhouders uw financiële kolom ook (op afstand) beheren en zorgen voor boekhouding, consolidatie, verslaggeving en/ of de nodige management rapportage. Dit kan zelfs leiden tot een (concept) jaarrekening en/ of het aanleveren van een auditfile bij uw accountant.

Wat doen we niet?

Let op: Ysel BPO is een administratiekantoor met voornoemde specialisaties in IT. Wij zijn géén accountantskantoor. Wel werken wij samen met gecertificeerde accountants voor onze cliënten en natuurlijk werken wij samen met ons zusterbedrijf Cervus Tax voor fiscale vragen. Cervus is ook gevestigd in ons prachtige pand aan de Wipstrikkerallee 95 in Zwolle.

Het is overigens een bewuste keuze om géén accountant diensten zelf aan te bieden. Wij willen onze klanten adviseren op administratief en financiële IT gebied. En vervolgens willen wij die administratie graag voor u bijhouden. Naar het idee van Ysel is het daarbij minder passend om vervolgens (controlerend) accountant te zijn. De taak van de accountant heeft een meer publiek karakter.

Besparen op accountantskosten en personeelskosten

De ervaring die wij hebben, is dat onze dienst een enorme meerwaarde opleveren voor uw onderneming. Zo besparen we voor onze klanten vaak enorm op externe accountantskosten en op personeelskosten. Simpel, efficiënt werkende software maakt het leven simpeler. Denk in dit kader aan toepassingen als no hands accounting en directe managementinformatie door KPI’s te verwerken in business intelligence toepassingen.

Robot Process Automation en Business Intelligence

Door gebruik te maken van Artificial Intelligence kan de software tevens steeds meer eenvoudige administratieve handelingen overnemen. Dit wordt Robot Process Automation genoemd. Transacties binnen een bedrijf hebben doorgaans een repeterend karakter. De software pakt dit op en leert hiervan. Een mooi voorbeeld hiervan is de huurnota. Door de administratie zo in te richten kunnen we ervoor zorgen dat de administratie real-time bij is. Op dit moment is het dan enkel nog zaak om periodiek cijferanalyse uit te voeren op de administratie. Op elk moment kan directie en management inzicht krijgen in de financiële kolom van het bedrijf. Afhankelijk van de behoefte kan samen bepaald worden wat de KPI’s en nodige managementinformatie moet zijn.

Business Intelligence wordt vaak vergeleken met de cockpit van een vliegtuig. Door middel van meetinstrumenten als KPI’s wordt gemeten of de organisatie op koers ligt om je strategische doelstellingen te bereiken. De meetinstrumenten geven aan of handmatig ingegrepen moet worden in de geautomatiseerde boekhouding. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van Visionplanner of Power BI. 

Veel organisaties willen meer gebruik maken van inzichten uit data en deze centraal zetten binnen de bedrijfsvoering. De meeste ondernemingen en organisaties gebruiken data passief voor de (financiële) administratie, automatisering en operationele processen. Door middel van een duidelijke en aansprekende datavisie en -strategie kunnen inzichten uit data breed ingezet worden.

Verlies uzelf niet in digitalisering of ICT-projecten: blijf bij eigen kernwaarden!

Moet alles dan digitaal en geautomatiseerd? Nee, echt niet. Maar er zijn wel veel processen die beter en efficiënter worden door de toepassingen van technologie in de financiële kolom. Wij hebben helaas legio voorbeelden gezien, waarin een onderneming véél teveel IT en processen over zichzelf afriep (al dan niet op advies van IT-consultants). Zo werken wij niet. Onze adviseurs hebben een jarenlange ervaring in de accountancy en belastingadvies. Op die wijze hebben wij erg veel kennis verzameld over ondernemingen en hoe de financiële kolom geoptimaliseerd kan worden. En omdat wij vaak zelf vervolgens de financiële administratie op afstand voor u voeren tegen vaste jaarprijsafspraken, hebben wij er zelf ook alleen maar baat bij dit proces efficiënt in te richten.

Met name dus voor MKB ondernemingen die vaak net even te klein zijn voor zware IT-consultants en weer te groot voor een ‘eenvoudige boekhouder’ met ervaring met digitale software.

Zomer 2021

Ysel BPO Services BV