Het jaar 2026 nadert snel en dus is het tijd om je laatste btw-aangifte over 2025 voor te bereiden. Wij geven je slimme fiscale tips om btw-voordeel te halen en je aangifte correct in te dienen.

1. Meld verbreking of wijziging fiscale eenheid btw 

Een fiscale eenheid btw is een groep van ondernemingen die voor de btw als één belastingplichtige wordt gezien. Transacties binnen deze eenheid zijn niet btw-belast. Stopt een onderdeel van jouw fiscale eenheid voor de btw met activiteiten of voldoet deze niet meer aan de vereisten van financiële, organisatorische en economische verwevenheid? Meld dit dan direct per brief aan de Belastingdienst. Met deze melding voorkom je hoofdelijke aansprakelijkheid voor de btw-schulden.

2. Financieel voordeel met belaste verhuur 

Meestal is vastgoedverhuur vrijgesteld van btw. Maar als de huurder het gehuurde voor minimaal 90% (en in sommige gevallen 70%) gebruikt voor zijn btw-belaste activiteiten, kun je ervoor kiezen om de verhuur met btw te belasten. Het voordeel hiervan is dat je recht kunt krijgen op aftrek van btw op gemaakte kosten voor het vastgoed, zoals onderhouds- en verbouwingskosten. Onderzoek deze optie zorgvuldig en leg de afspraken hierover goed vast in de huurovereenkomst. Dit kan aanzienlijke financiële voordelen opleveren. Let op bij eventuele toekomstige wijzigingen in het gebruik van het vastgoed. Je kunt dan extra btw terugvragen of bijbetalen door de btw te herzien.

Voorbeeld
Stel je hebt vastgoed dat je in 2024 voor het eerst voor 70% gebruikt voor btw-belaste activiteiten en voor 30% voor vrijgestelde activiteiten. Na een jaar verandert het gebruik en wordt het vastgoed in 2025 voor 90% gebruikt voor btw-belaste activiteiten.

In dat geval moet je de btw-aftrek herzien. Dit betekent dat je voor het jaar 2025 de btw-aftrek aanpast aan de nieuwe gebruiksverhouding. Als je bijvoorbeeld in het eerste jaar € 10.000 aan btw hebt betaald, kon je toen maar 70% aftrekken (€ 7.000). Maar omdat het gebruik nu is veranderd naar 90%, mag je nu € 900 (1/10 x € 9.000) aftrekken. Het verschil van € 200 kun je terugvragen bij de Belastingdienst in de laatste aangifte van 2025. De herzieningstermijn duurt negen jaren na het jaar van ingebruikname, in dit voorbeeld van 2024 tot en met 2033. Per jaar kun je dus btw terugvragen of bijbetalen.

3. Oninbare vorderingen: btw terugvragen 

Als je een factuur hebt gestuurd en je klant betaalt niet, dan kun je de btw die je hebt afgedragen terugvragen zodra duidelijk is dat je klant niet zal betalen. Dit noemen we een oninbare vordering. Wacht hier niet te lang mee, want deze teruggaaf kan direct invloed hebben op je cashflow. Als je vordering al langer dan een jaar opeisbaar is, ben je verplicht om de oninbare btw te verwerken in je btw-aangifte voor dat aangiftetijdvak. Dit betekent dat oninbare vorderingen die in het vierde kwartaal van 2025 één jaar opeisbaar zijn geworden, moeten worden meegenomen in de btw-aangifte van dat tijdvak. Vermeld de oninbare btw als negatieve omzet en negatieve btw in rubriek 1a (21%) of 1b (9%). Vergeet daarnaast (omgekeerd) niet dat als je zelf een opeisbare inkoopfactuur niet binnen één jaar betaalt, je de afgetrokken btw moet terugbetalen in jouw aangifte.

Zorg ervoor dat je de btw-regels kent, zodat je juiste btw-aangiften indient en geen risico’s loopt op naheffingen en boetes. Weet je dat je een onjuiste btw-aangifte hebt ingediend? Dien dan zo snel mogelijk een btw-suppletie in.

4. Vraag ambtshalve teruggaaf btw met een suppletie 

Heb je sinds 2020 te weinig btw betaald of te veel ontvangen? Vraag de belastinginspecteur om een ambtshalve teruggaaf van de btw via een suppletie. Dit kan je niet alleen helpen om eerder gemaakte fouten te corrigeren, maar ook om financiële voordelen te behalen. Als jouw activiteiten te maken hebben met subsidies, contributies of btw-vrijgestelde prestaties (zoals in de sport-, sociale, culturele, onderwijs- en medische sector), kun je een btw-scan laten uitvoeren waarmee je inzicht in je btw-positie krijgt en antwoord op de vraag of je nog meer btw kunt terugvragen.

5. Logies? Straks tegen 21% btw 

Vanaf 1 januari 2026 wordt het verlaagde btw-tarief van 9% voor overnachtingen in hotels, vakantiewoningen, B&B en shortstay afgeschaft en is het algemene btw-tarief van 21% van toepassing. Let op, dat geldt ook als in 2025 is vooruitbetaald voor logies in 2026.

Een aantal tips (voor zo ver je dat al niet hebt gedaan):

• Aanpassen reserverings- en facturatiesysteem
• Check boekingsplatform: gaat het goed vanaf 2026
• Communicatie en marketing: vaste gasten, prijslijsten, website en platformprofielen
• Moeten de algemene voorwaarden worden aangepast?
• Cash flow: houd rekening met hogere btw-afdracht (daling in boekingen)

6. Btw-herziening op verbouwingskosten 

Als je investeert in de bouw of aanschaf van een pand, dan wordt de btw die daarop zit nog negen jaar na het jaar van de investering nog negen jaar gevolgd. Daar merk je pas wat van als het gebruik wijzigt van btw-belast naar btw-vrijgesteld of andersom.

Voorbeeld
Gebruik je het pand eerst btw-vrijgesteld dan heb je geen aftrek van de voorbelasting. Ga je binnen de herzieningsperiode van negen jaar het pand btw-belast gebruiken, dan ontstaat vanaf dat moment recht op teruggaaf van een deel van de voorbelasting, soms meerdere jarenlang.

Verbouwingen of onderhoud 
Voor investeringsdiensten zoals onderhouds- of verbouwingskosten gelden deze herzieningsregels niet. Dat gaat per 1 januari 2026 veranderen: investeringsdiensten van minimaal € 30.000 aan onroerende zaken vallen vanaf 2026 ook onder de herzieningsregels en wel voor een periode van vier jaar.

Let op: de nieuwe regels zijn van toepassing op onderhouds- en verbouwingsdiensten die vanaf 1 januari 2026 in gebruik worden genomen. Voor investeringen van vóór die datum blijven buiten deze herzieningsregels.

Tip: als je verwacht dat het gebruik binnenkort wijzigt van btw-belast naar btw-vrijgesteld, dan is het voordeling om de investering vóór 1 januari 2026 in gebruik te nemen. Je hoeft dan bij later btw-vrijgesteld geen btw-terug te betalen.

7. Correctie btw op algemene kosten (pro rata) 

Bij aankopen die je zowel voor btw-vrijgestelde als voor btw-belaste doeleinden gebruikt, kun je een deel van de btw aftrekken. In het laatste aangiftetijdvak van het jaar, meestal het vierde kwartaal, moet je goed controleren of het eerder vastgestelde aftrekpercentage dat je gedurende het jaar voor de btw-aftrek hebt gebruikt, nog klopt op basis van de jaaromzetcijfers.

Is de verhouding tussen je btw-belaste en btw-vrijgestelde omzet gedurende het jaar veranderd? Dan moet je de eerder afgetrokken btw op kosten en investeringen corrigeren. Doe dit in de laatste aangifte over 2025. Te veel of te weinig afgetrokken btw verwerk je dan bij rubriek 5b.

Tip: als je de omzetverhouding toepast voor je pro rata, mag je het aftrekpercentage naar boven afronden. Dit kan je net dat beetje extra voordeel opleveren. Voor de zekerheid: btw op kosten die je uitsluitend maakt voor je btw-vrijgestelde omzet trek je niet af. Een pro rata omzetpercentage pas je dus toe op kosten die voor beide (belaste en vrijgestelde) activiteiten gebruikt worden.

Voorbeeld
Stel dat je in 2025 honderd computers aanschaft voor je bedrijf, elk voor € 1.000 exclusief btw. De btw per computer bedraagt € 210, dus in totaal betaal je € 21.000 aan btw. Aan het begin van het jaar schat je in dat je de computers voor 60% voor btw-belaste activiteiten zult gebruiken. Je trekt dan 60% van de btw af, wat neerkomt op € 12.600. Aan het einde van het jaar blijkt echter dat je de computers voor 80% voor btw-belaste activiteiten hebt gebruikt. In dat geval kun je de eerder afgetrokken btw corrigeren, zodat je alsnog 80% van de btw kunt aftrekken in plaats van 60%. Dit betekent dat je € 4.200 extra kunt aftrekken (€ 21.000 x 80% – € 12.600). Dit verschil verwerk je in je laatste btw-aangifte van het jaar 2025.

8. Herziening btw-aftrek investeringsgoederen 

De btw-aftrek op goederen en/of diensten is in de meeste gevallen definitief na de herziening aan het einde van het jaar van ingebruikneming. Voor investeringsgoederen gelden echter speciale herzieningsregels. Bij onroerende investeringsgoederen geldt een herzieningstermijn van negen jaar en bij roerende investeringsgoederen is dat vier jaar na het jaar van ingebruikname. Roerende investeringsgoederen zijn bijvoorbeeld auto’s, computers en inventaris waarop afschrijving plaatsvindt voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Controleer voor het doen van de laatste aangifte over 2025 of de btw-aftrek in het jaar van aankoop nog steeds overeenkomt met het gebruik van deze investeringsgoederen gedurende de herzieningstermijn. Dit jaarlijkse proces kan leiden tot een extra teruggaaf van btw of een verplichting tot terugbetaling.

Voorbeeld
Je hebt in 2024 roerende investeringsgoederen (bijvoorbeeld machines) gekocht ter waarde van € 50.000 aan btw. Je bedrijf heeft 40% vrijgestelde omzet en 60% belaste omzet. Je trekt 60% van € 50.000 = € 30.000 af. In 2025 heb je 90% btw-belaste omzet en 10% vrijgestelde omzet. Je hebt meer belaste omzet, wat zorgt voor meer recht op btw-aftrek, waardoor je dus over 2025 moet herzien.

Hoe moet je herzien? Elk jaar herzie je 1/5 deel van de afgetrokken btw. Voor 2025 vraag je dus extra btw terug: 90% – 60% = 30%; 30% x € 50.000 x 1/5 jaar = € 3.000. Is je omzetverhouding (pro rata) eind 2026 nog steeds 90%? Dan vraag je voor 2026 weer € 3.000 extra aan btw terug. De herzieningstermijn van je machines eindigt eind 2028.

9. Btw-correctie privégebruik auto 

Bij privégebruik van een auto van de zaak, inclusief woon-werkverkeer, moet je in de laatste btw-aangifte 21% btw betalen over de uitgaven voor dit privégebruik. Dit bedrag neem je op in rubriek 1d. Als je geen kilometeradministratie hebt bijgehouden, bereken je de correctie door 2,7% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm) per auto te nemen. In sommige gevallen, bijvoorbeeld als de auto voor het vijfde jaar wordt gebruikt of als er uitsluitend sprake is van woon-werkverkeer, mag je een forfait van 1,5% toepassen.

Tip: houd er rekening mee dat deze btw-correctie tijdsevenredig is. Als je bijvoorbeeld een auto per 1 augustus 2025 in gebruik hebt genomen, moet je de btw-correctie berekenen over 5/12 van dat jaar. De correctie verwerkt je in de laatste aangifte over 2025, vaak in het vierde kwartaal.

10. Margeregeling/reisbureauregeling 

Als je bedrijf de marge- of reisbureauregeling niet per transactie berekent, maar per tijdvak toepast, kun je na afloop van het jaar de winstmarges van alle aangiftetijdvakken optellen en het jaarsaldo (jaarwinstmarge) vaststellen. Als blijkt dat je meer btw hebt betaald dan verschuldigd was volgens je jaarwinstmarge, kun je de te veel betaalde btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dit verzoek moet je schriftelijk indienen, inclusief berekeningen, in het eerste tijdvak van 2026. Heb je een negatieve jaarwinstmarge? Dan kun je mogelijk alle btw over 2025 terugvragen en dit overschot verrekenen met een positieve jaarwinstmarge over 2026.

11. Suppletieaangifte 

Heb je in de periode van 2020 tot en met 2025 te weinig btw betaald? Dan ben je wettelijk verplicht deze btw alsnog aan te geven via een suppletieaangifte. Doe dit zo snel mogelijk en voorkom boetes.

12. Teruggave buitenlandse btw voor Nederlandse ondernemers 

Nederlandse ondernemers die recht hebben op btw-aftrek in het buitenland, kunnen deze betaalde btw terugvragen via het elektronische portaal van de Nederlandse Belastingdienst. Dit geldt bijvoorbeeld voor reiskosten of hotelovernachtingen in het buitenland. Dien dit verzoek tijdig in: de deadline voor het indienen van een verzoek voor het jaar 2025 is 30 september 2026. Het kan voordelig zijn om deze btw na elk kwartaal terug te vragen of in één keer aan het begin van 2026, afhankelijk van je cashflowbehoeften.

13. Gevolgen aan- of verkoop bouwterrein 

Koop je van een btw-ondernemer braakliggende grond waarop gebouwd gaat worden? Dan wordt hier vaak 21% btw over geheven en is de aankoop vrijgesteld van overdrachtsbelasting. Overweeg je om dergelijke grond te kopen of te verkopen? Zorg er dan voor dat je tijdig advies inwint bij onze belastingadviseurs om verrassingen te voorkomen. Ook kun je dan optimaal gebruikmaken van de beschikbare wetgeving en rechtspraak en de belastingheffing zo laag mogelijk houden.

14. Beoordeel btw-aftrekrecht holdingsituaties 

Het komt vaak voor dat er kosten aan een holding worden gefactureerd die mede voor de dochterondernemingen worden gemaakt. Rechtspraak laat echter zien dat de holding niet zomaar alle btw mag aftrekken. De holding kan de btw alleen aftrekken voor zover zij deze kosten maakt voor haar eigen (economische) activiteiten. De Belastingdienst zal extra letten op de juiste hoogte van de btw-aftrek en de manier waarop de kosten wel of niet worden doorbelast aan de dochtermaatschappijen. Om problemen te voorkomen, is het belangrijk om goed advies in te winnen en ervoor te zorgen dat je voldoet aan de regelgeving voor btw-aftrek in holdingsituaties.

15. Let op btw bij verkopen aan particulieren in de EU 

Verkoop je goederen of digitale diensten aan particulieren in de EU en overschrijd je de omzetdrempel van € 10.000? Dan moet je de btw in de lidstaten van jouw afnemers afdragen. Om te voorkomen dat je je overal moet registreren, kun je gebruikmaken van het One-Stop-Shop-systeem (OSS). Meld je op tijd aan bij de Belastingdienst, bijvoorbeeld vóórdat je de drempel overschrijdt. Dit helpt om jouw administratieve lasten te beperken.

16. Let op btw op personeelsuitgaven en relatiegeschenken 

Vergeet niet de btw op personeelsuitgaven en relatiegeschenken te controleren. Deze btw is niet altijd aftrekbaar, afhankelijk van de kosten per werknemer of klant (€ 227 grens). Controleer je uitgaven om naheffingen te voorkomen. Deze correcties verwerk je in de laatste aangifte over 2025.

Meer weten?

Ysel BPO Services BV is graag overal van betekenis. Door kennis te delen, advies te geven en te zorgen voor inzicht. Wil je meer weten over deze eindejaarstips voor de btw, neem dan contact op met uw belastingadviseur.